Pracovní svět je stále globálnější a počet zaměstnanců na dálku neustále roste. Schopnost vést videokonference je tak pro dnešní pracovníky klíčovou dovedností. Náš průzkum ukazuje, že 40 % zaměstnanců na celém světě v současnosti využívá videokonference, v Mexiku toto číslo stoupá na 60 % a v Číně na 61 %. Abyste úspěšně zvládli videokonferenci, nestačí jen zapnout kameru.
Nezapomínejte na mikrofon: Začněte tím nejdůležitějším – zkontrolujte nastavení. U většiny softwarů pro videokonference můžete provést zkoušku nastavení a předem si ověřit, že mikrofon i kamera fungují tak, jak mají. Jakmile konference začne, mějte prst připravený u tlačítka na ovládání mikrofonu. V ideálním případě vypněte mikrofon vždy, když zrovna nemluvíte, abyste omezili rušivý hluk v pozadí, buďte však připraveni jej kdykoliv zapnout a promluvit.
Nachystejte si místo: Záběr zdola je většinou velmi nelichotivý a kromě toho bude ostatní účastníky rozptylovat. Pro hovor zvolte dobře osvětlený prostor, aby vás ostatní dobře viděli. Pokud venku svítí slunce, možná budete muset zatáhnout závěsy a zapnout stolní lampičku, abyste se vyhnuli oslnění.
Soustřeďte se: Při nekonečných telefonátech můžete současně vyřizovat e-maily nebo se věnovat práci, u videokonferencí ale kvůli obrazu takovou volnost nemáte. Najděte si místo, kde vás nebude nic rozptylovat – snížíte tak pravděpodobnost, že vám unikne nějaká důležitá informace. Pokud pracujete doma a nemáte zde potřebný klid, můžete si rezervovat zasedací místnost v nejbližších kancelářích Regus .
I když vám při hovoru pohled sklouzává na vlastní obraz, snažte se udržovat oční kontakt s čočkou kamery – zejména když mluvíte. Ostatní účastníci tak budou mít dojem, že se jim díváte do očí. Když se díváte na jiné místo obrazovky, vypadá to, jako byste nebyli plně přítomní (i přesto, že se zrovna soustředíte na prezentaci).
Buďte zaujatí a zaujměte: Pokud vedete videokonferenci, chovejte se stejně jako při osobním školení. Oslovujte účastníky jménem, udržujte jejich pozornost otázkami a nespouštějte oči z kamery. Pouze předčítat obsah prezentace nestačí (s powerpointovým souborem to ostatní zvládnou stejně dobře i sami). Pokud jste účastníkem hovoru, souhlas vyjadřujte přikývnutím a nebojte se druhému skočit do řeči, pokud se chcete na něco zeptat. Přitom nezapomeňte zapnout mikrofon, podívejte se do kamery a nejdříve se představte („Dobrý den, tady je [jméno]. Zajímalo by mě…“).
Když se při videokonferencích budete chovat stejně profesionálně a budete dodržovat stejná pravidla jako při osobním setkání v kanceláři, vaše dovednosti se budou rychle zlepšovat.
