Klíčem k úspěšné organizaci a efektivnímu využívání času je volba systému, který odpovídá našemu naturelu. Jste superhrdina, diva, dříč, přeochotný pomocník nebo puntičkář? Odpověď vám pomůže najít Matthew Jenkin.
Na trhu je nepřeberné množství produktů a služeb, které slibují, že nám pomohou lépe zvládat pracovní úkoly a dosáhnout vyšší produktivity. Existují specializovaní kouči, aplikace… Jak je ale možné, že Lucy z marketingového oddělení během dne s úsměvem a vědomím toho, že domů půjde zase včas, odškrtává jeden úkol za druhým, zatímco vy jste o páté sotva v polovině svého seznamu? Nehledejte v tom nic záhadného: pro efektivní organizaci času zkrátka není zásadní doba práce, ale osobnostní typ.
Zaměstnavatelé už dlouho tuší, že nenajdou žádný univerzální systém, který by vyhovoval všem. Proto jsou mezi nimi také tak populární osobnostní testy, jež jim pomáhají odhadnout povahu zaměstnanců, například test podle typologie Myersové–Briggsové (MBTI).(1)
Úspěch typologie MBTI spočívá v její jednoduchosti. Test má 93 otázek, jež volně vycházejí z práce Carla Junga, a dokáže zaměstnance rozřadit do 16 různých typů: introvert, extrovert, přemýšlivý, citlivý, usuzující a vnímavý.
Beverly Flaxington, poradkyně v oblasti řízení a expertka na modely chování, potvrzuje, že má-li způsob organizace času přinášet kýžené výsledky, musí zohledňovat, jak se lidé v práci chovají.
„Před lety jsem si najala člověka, aby mi pomohl zbavit se zbytečností a uspořádat kancelář, abych mohla pracovat efektivněji. Všechno mi naskládal do krabic a schoval z dohledu,“ vzpomíná. „Já jsem přitom výrazně vizuální typ – jsem ráda, když mám věci před očima –, takže to bylo naprosté fiasko. Skoro jsem v takovém prostředí nemohla pracovat. Tehdy jsem si začala uvědomovat, že aby systém fungoval, musí respektovat přirozený styl osobnosti.“
Kterých pět typů osobnosti tedy na pracovištích potkáváme nejčastěji a jaké změny chování jim mohou pomoci lépe využívat čas?
1. Superhrdina
Když osobnost tohoto typu zahlédne hořící budovu, nečeká na hasiče, ale podobně jako Wonder Woman nebo Superman se bez váhání vyřítí do akce. Dostane-li zdánlivě nesplnitelný seznam úkolů, v rekordním čase vyřídí všechno od A do Z. Jak upozorňuje Beverly Flaxington, její slabinou je ovšem to, že v překotné snaze zvládnout vše a ve stanoveném termínu může něco přehlédnout.
Tip pro efektivnější využívání času: Tito lidé jsou orientovaní na výsledek a do úkolů se často pouští, aniž by se zamysleli nad tím, jak naléhavé a důležité vlastně jsou, vysvětluje Susy Roberts, koučka vedoucích pracovníků a zakladatelka poradenské agentury Hunter Roberts, jež se zaměřuje na rozvoj lidských zdrojů.(2) Superhrdinové by se podle ní měli naučit neřešit e-maily, jakmile se objeví ve schránce, ale vždy se na chvíli zastavit a pečlivě si promyslet, co je třeba udělat jako první.
Tento postup schvaluje i autor knihy 7 návyků skutečně efektivních lidí(3) Stephen Covey, který navíc doporučuje dělení úkolů podle čtyř měřítek: důležité/nedůležité a naléhavé/nenaléhavé.
2. Diva
Tito lidé jsou požehnáním, když se v kanceláři koná večírek. Vzhledem k tomu, kolik času proklábosí, je ale s podivem, že vůbec zastanou nějakou práci. Bývají veselí, přátelští, hovorní a rádi se baví, ale dnem často proplují, aniž by se alespoň pokusili splnit větší část naplánovaných úkolů (natož aby ji dokončili). Susy Roberts dodává, že vzhledem ke svému sklonu chlubit se úspěchy mohou vyvolávat dojem, že jsou produktivnější, než ve skutečnosti jsou.
Beverly Flaxington typickou divu popisuje takto: „Než se naděje, den je u konce. Ráno si myslela, že zvládne 15 úkolů, ale protože si povídala s kolegy a dobře se bavila, ani si nevšimla, jak ten čas letí.“
Tip pro efektivnější využívání času: Těmto lidem ohromně prospívá jasně daná strategie. Flaxington radí, že pokud pracují na velkém projektu, měli by si jej rozdělit na drobné krůčky, zapsat si jednotlivé činnosti do kalendáře a nastavit si upomínky. Vhodné je používat jeden souhrnný kalendář pro pracovní i soukromé záležitosti – plánování je pak rychlejší a jednodušší, takže není nutné zpětně dělat tolik změn.
Mimořádně důležitá je také systematická práce s e-maily. Podle výzkumu společnosti McKinsey Global Institute z roku 2012(4) tráví zaměstnanci v průměru více než čtvrtinu pracovní doby čtením a zodpovídáním e-mailů. Vyřizování e-mailů je hned po „úkolech spojených s konkrétní pracovní pozicí“ druhou časově nejnáročnější činností zaměstnanců.
Odborník na marketing a prodej Zach Hanlon v článku pro magazín Fast Company(5) konstatuje, že tajemstvím úspěchu je v tomto případě přestat e-maily třídit podle předmětu a začít je řadit podle termínů. Doporučuje, abychom složku s příchozí poštou nepoužívali jako seznam úkolů a místo toho si vytvořili pět složek podle míry naléhavosti/důležitosti.
3. Dříč
Lidé tohoto typu si vedou nejlépe, když mohou pracovat pomalým, stabilním tempem. Vše důkladně promýšlejí, jsou opatrní a metodičtí a své úkoly podle slov Susy Roberts dokážou plnit poměrně samostatně. Umí tedy výborně plánovat a stanovit prioritu činností. V očích ostatních však mohou být až příliš rozvážní a svou schopností nepodléhat vnějším vlivům a tlakům mohou leckoho přivádět k zoufalství. Dříči k práci někdy přistupují tak zodpovědně, že se zdráhají dělit se o ni s kolegy.
Tip pro efektivnější využívání času: „Svěřit část úkolů někomu jinému je zkrátka proti vaší přirozenosti,“ říká Beverly Flaxington. „Zkuste si promítnout, co vás ten který den čeká, a vybrat tři nebo čtyři nejdůležitější věci, na něž se bude nutné zaměřit. Vyberte, co musíte bezpodmínečně udělat, a které úkoly můžete delegovat.“
Problém s delegováním je podle všeho relativně rozšířený. Studie na téma plánování času z roku 2007(6) odhalila, že takřka polovina z 332 společností, jež se zúčastnily průzkumu, měla za to, že jejich zaměstnanci neumí dostatečně delegovat práci. Rady, jak zvládnout delegování, nabízí vedoucím pracovníkům například zakladatel a generální ředitel marketingové společnosti AudienceBloom Jayson DeMers v článku zveřejněném v časopise Inc.(7) Navrhuje filtrovat úkoly podle priority, ale také přidělovat úkoly podřízeným, kteří pro jejich plnění mají nejlepší předpoklady, nikoli těm, kteří mají aktuálně nejméně práce.
4. Přeochotný pomocník
Lidé z této kategorie jsou příkladní kolektivní hráči, kterým ze všeho nejvíc záleží na tom, aby pomohli kolegům a podpořili tým. Altruismus je samozřejmě chvályhodný, tito zaměstnanci ovšem mnohdy neumí pomoc odmítnout, a tak se může stát, že si naberou víc, než jsou schopni vtěsnat do svého rozvrhu. Proto nakonec pracují extrémně dlouho nebo nedodržují termíny, shrnuje Susy Roberts.
Tip pro efektivnější využívání času: Naučte se říkat „ne“, radí psycholožka a osobní koučka Hilda Burke.(8) „Vnitřní přeprogramování tohoto typu vztahu k práci může trvat delší dobu, ale rozhodně je možné,“ říká. Pokud se vám stále nedaří odmítat požadavky ostatních a cítíte, že je toho na vás moc, nezapomínejte si dělat přestávky.“
Možná se zdá zbytečné to opakovat, ale z výzkumů vyplývá, že pravidelné přestávky zvyšují produktivitu práce. Aplikace DeskTime pro zlepšení produktivity, která sleduje, jak zaměstnanci využívají počítače, zjistila, že optimální délka přestávky je 17 minut. Toto téma v roce 1999 zkoumala i laboratoř Cornell University pro výzkum ergonomie. Prostřednictvím počítačového programu pracujícím připomínala, že si mají udělat krátkou pauzu.
Vědci došli k závěru(9), že „lidé, jimž se zobrazovala upozornění [že mají přestat pracovat], byli při práci v průměru o 13 % přesnější než jejich kolegové, kteří upozornění nedostávali“. Na tomto jednoduchém, ale účinném principu dnes staví spousta aplikací, od řešení Marinara Timer(10) po PomoDone(11).
5. Puntičkář
Tento typ možná na splnění úkolů potřebuje nejvíc času ze všech, ale – jak je zřejmé ze samotného označení –, mnohem víc než kvantitu se soustředí na kvalitu. Beverly Flaxington vysvětluje, že puntičkář si velice potrpí na přesnost, a může se tedy snáz cítit pod tlakem a hůř zvládat velký počet úkolů. A pokud na něj někdo naléhá, dostane se do velkého stresu.
Tip pro efektivnější využívání času: Úhlavním nepřítelem puntičkáře je chaos. Noční můrou pro něj proto může být e-mailová schránka plná neroztříděné nepřečtené pošty. Počty e-mailů podle prognóz meziročně rostou o 4 %(12), takže čím dřív tento problém vyřešíte, tím lépe. Se záplavou e-mailů se ovšem lze vypořádat různými způsoby.
Jedním z nejznámějších je metoda „inbox zero“, podle níž můžete docílit toho, abyste měli stále prázdnou nebo téměř prázdnou schránku doručené pošty. To je pravděpodobně další náročný úkol do seznamu, nicméně autor této metody Merlin Mann tvrdí(13), že v souvislosti s každou novou zprávou máme pět možností: smazat, přeposlat, odpovědět, odložit na později nebo provést. Složka příchozí pošty se tak v zásadě změní na seznam úkolů, jejichž zpracování se neobejde bez složitého rozhodování, co má nejvyšší prioritu a jak vše vyřídit co nejefektivněji.
Matthew Jenkin je britský novinář na volné noze a bývalý redaktor Guardian Careers, stránek deníku The Guardian pro uchazeče o zaměstnání a změnu kariéry
Zdroje:
(1) https://www.myersbriggs.org/my-mbti-personality-type/mbti-basics/
(2) http://www.hunterroberts.com/
(3) http://www.amazon.com/The-Habits-Highly-Effective-People/dp/1455892823
(4) http://www.mckinsey.com/insights/high_tech_telecoms_internet/the_social_economy
(5) https://www.fastcompany.com/3067012/the-only-five-email-folders-your-inbox-will-ever-need
(6) http://www.i4cp.com/news/2007/06/26/you-want-it-when
(7) https://www.inc.com/jayson-demers/7-strategies-to-delegate-better-and-get-more-done.html
(8) https://www.theguardian.com/careers/2017/feb/28/overwhelmed-at-work-six-tips-on-how-to-beat-stress
(9) http://www.news.cornell.edu/releases/Sept99/computer.breaks.ssl.html
(10) http://www.marinaratimer.com/
(11) https://pomodoneapp.com/
(12) http://www.radicati.com/wp/wp-content/uploads/2017/06/Email-Market-2017-2021-Executive-Summary.pdf
(13) https://www.youtube.com/watch?v=z9UjeTMb3Yk
