Volba kanceláře očima vědců

Trendy

Někdo svoji kancelář miluje, jiný nenávidí. Vědci vědí proč

Reading Time: 6 minutes

Možná si myslíte, že váš vkus, pokud jde o pracovní prostředí – 
teplotou v místnosti počínaje a obrázky na stěnách konče –, je stejně jedinečný jako vy. Ve skutečnosti ho ale ovlivňují některé objektivní faktory. A nejspíš víc, než si uvědomujete. Etan Smallman zjišťoval, jakou roli zde hraje věk, pohlaví a kultura.

 

V případě kancelářského prostředí rozhodně platí, že kde se jeden cítí jako v ráji, druhý si může připadat jako v očistci. Minimalistická kancelář ve stylu open office na leckoho působit může sterilním, studeným dojmem. Prostor, který vám připadá příjemně osobní a útulný, se vašemu kolegovi u vedlejšího stolu může zdát nesnesitelně přeplácaný a rušivý.

Kámen úrazu spočívá v tom, že žádné řešení obvykle nevyhovuje všem. Naše preference ve vztahu k pracovnímu prostředí, od osvětlení a židle až po uspořádání stolů a vzdálenost od okna, totiž může ovlivňovat spousta proměnných – věk, pohlaví, ale i kulturní příslušnost, typ osobnosti a styl práce.

Ať firmy od zaměstnanců požadují především kreativitu, nebo maximální produktivitu, měly by si uvědomit, že důležitým předpokladem úspěchu je také vhodně nastavené prostředí. Vždyť zdaleka nejde jen o estetickou líbivost. Spousta studií jasně potvrdila souvislost mezi dobrým pojetím kanceláří a angažovaností, výkonností a inovativním myšlením zaměstnanců(1). Ve společnostech, jež přicházejí s nejoriginálnějšími nápady, například pětkrát pravděpodobněji najdeme prostory umožňující individuální práci i práci v týmech(2).

Centrum Regus Sarona v Tel Avivu nabízí coworkingový prostor uzpůsobený pro individuální práci

 

Ženy vs. muži

Jedním z faktorů, jež ovlivňují naši představu o ideální kanceláři, je pohlaví. Začneme tím méně nápadným: teplotou. Ženy podle studie, která vyšla v roce 2015 v časopise Nature(3), v místnosti potřebují v průměru o 3 °C vyšší teplotu než muži.

Je to tím, že mají významně pomalejší metabolismus. Pánové si obvykle libují při teplotě kolem 22 °C, v níž se jejich kolegyně často halí do svetříku. Potíž je v tom, že jak vysvětlil deník The Guardian(4), nastavení klimatizace v kancelářských budovách vychází ze standardu pohody ze 60. let minulého století, který byl určen podle metabolických parametrů čtyřicetiletého muže o váze 70 kg.

Muži a ženy se podle výzkumů rozcházejí také v představě o optimálním uspořádání pracoviště: ženy se lépe než v systému open office cítí v uzavřených, výrazněji rozčleněných prostorech. Jak upozorňuje studie zveřejněná v časopise Gender, Work and Organization, lidé pracující v otevřeném typu kanceláře si více uvědomují, že na ně ostatní vidí, a mnohdy to nevnímají jako osvobozující, ale spíše zneklidňující.

Dr. Alison Hirst, přední odbornice z britské Anglia Ruskin University, k tomu říká: „Skutečnost, že je někdo může neustále pozorovat, vyvolávala především u žen úzkost a pocit, že se musí oblékat určitým způsobem.“(5)

V širším kontextu se na toto téma podívala americká studie(6), jež dospěla k závěru, že zastoupení mužů a žen na pracovišti mohou ovlivňovat tzv. „signály o preferované identitě z prostředí“.

„Když student, který není nábožensky založený, vkročí do školy vyzdobené křesťanskými symboly, pravděpodobně se zamyslí, jestli by se měl zapsat právě tam,“ vysvětluje jedna z autorek studie, Sapna Cheryan. „Člověka, který nemá vztah k outdoorovým aktivitám, nejspíš příliš neosloví město, kde na každém rohu vidí cyklistický obchod a na každém autě nosič na lyže. Starší lidé se zase mohou cítit nesví v obchodech, kde hraje hlasitá taneční hudba.“

Vzápětí dodává: „Všechna tato fyzická prostředí, v nichž se někteří lidé cítí vyloučení, mohou jiní vnímat jako příjemná a přátelská – zejména ti, které signály o preferované identitě ujišťují, že jsou na správném místě. Zvlášť odstrašující mohou být prostředí, která definují některý z hlavních aspektů sociální identity, například pohlaví či rasu.“

Kanceláře mohou vysílat několik druhů signálů o preferované identitě. Jak asi chápat fakt, že jsou všechny zasedací místnosti pojmenovány po slavných mužích? Nebo že v rámech na stěnách nevisí jediný obraz ženy?(7)

Centrum Regus Gati v Jeruzalémě

Centrum Regus Gati Jeruzalémě dbá na to, aby výzdoba byla genderově neutrální

 

Mezigenerační rozdíly

A co věk? Odráží se v našich preferencích také ten? Je prokázáno, že různé generace mají na podobu pracoviště zřetelně odlišný názor. Z některých výzkumů vyplývá, že mladí zaměstnanci nevhodné uspořádání kanceláře snášejí obtížněji – anebo jsou možná jednoduše méně ochotni se s ním smířit.

Celých 76 % zaměstnanců ve věku 18–34 let podle loňské studie agentury Ipsos připustilo, že vzhled kanceláře ovlivňuje jejich postoj ke společnosti; mezi jejich kolegy staršími 55 let to bylo jen 39 %(8). Podle jiného průzkumu(9) přitom více než pětina 18- až 24letých kvůli nevyhovující kanceláři dokonce již dala výpověď.

Opomíjet bychom však ale neměli ani potřeby starších pracovníků. Takzvaní „baby boomeři“ (lidé narození od počátku 40. let do poloviny 60. let minulého století) stále tvoří odhadem čtvrtinu všech pracujících a v zaměstnání zůstávají déle než generace před nimi. Díky tomu je věkový rozptyl v kancelářích stále širší.

S mladšími kolegy se baby boomeři rozcházejí například v názoru na „kvalitu zasedacích místností“ – pro mladé je při hodnocení kanceláře nejméně podstatným měřítkem, oni mají v zásadě opačný názor(10). Podle Davenportovy výzkumné práce(11) baby boomeři pracují raději v uzavřených kancelářích, především pokud plní samostané úkoly, na něž se potřebují soustředit. Průzkum společnosti Springwise(12), jež se zabývá analýzami trendů, zase ukázal, že si vedou lépe, když při vytváření, zpracovávání a ukládání informací nemusí používat pouze počítače.

Zpráva designérské společnosti Knoll přináší výhled do budoucna: „Tyto měnící se priority si vyžádají zásadní přehodnocení pojetí kancelářských prostor. Kanceláře již nebudou jen místem, kde je možné pracovat. Budou muset nabízet jednotnou, atraktivní „zkušenost“, možnost pracovat různými styly a bezproblémovou návaznost jednotlivých úkolů, a to kdekoli.“

Mezikulturní rozdíly

Požadavky na dispoziční řešení pracoviště a osobní prostor v zaměstnání se výrazně různí také zemi od země. Zaměstnanci v čínských městech jsou například zvyklí pracovat přibližně na třetině prostoru, jaký mají jejich kolegové v evropských zemích a Americe(13).

A jak si všímá magazín Harvard Business Review(14), „v Číně lidé osobní soukromí nechápou stejně jako lidé na Západě. Největší starost jim dělají informace: pečlivě opatrují své osobní údaje a dělají všechno pro to, aby neměli pocit, že je někdo sleduje. Za největší výhru považují kanceláře, kde mohou sedět zády ke stěně“.

S rozdílnými nároky na kancelářské prostory se setkáváme rovněž v jednotlivých kulturách. Kupříkladu ve Francii zaměstnanci tráví na poradách více času, než je zvykem v Americe. „[Zjistila jsem, že] ve Francii jsou porady mnohem delší a mnohem více zaměřené na teoretickou rozpravu,“ říká Emma Seppälä, rodačka z Francie, jež vyučuje na Yaleově a Stanfordově univerzitě. V rozhovoru pro web Business Insider(15) dál vysvětluje: „Americké porady jsou samé ‚vy uděláte toto‘ a ‚vy uděláte tohle‘…“ Ve Francii vypadají jinak: „Francouzi v sobě mají hluboce zakořeněno, že než se dojde k nějakému závěru, je potřeba prodiskutovat veškerou teorii, všechny souvislosti a spojitosti.“ Proto jim rozhodně nebudou vyhovovat kanceláře bez adekvátních zasedacích místností.

Centrum Regus Torre Aragonia ve španělské Zaragoze

Centrum Regus Torre Aragonia ve španělské Zaragoze nabízí částečně uzavřené prostory vhodné pro práci ve skupině a týmové porady

 

Nejlepší z možných řešení

Pokud by se firmy snažily důsledně analyzovat potřeby jednotlivých skupin zaměstnanců, snadno by ustrnuly na mrtvém bodě. Neil Usher, autor knihy The Elemental Workplace, proto radí: „Vytvoření skvělého pracoviště vyžaduje kompromis – řešení šité na míru určitému typu je použitelné jen výjimečně. Prostor navržený podle požadavků lidí konkrétního naturelu nebo z konkrétní demografické skupiny je z podstaty věci vždy vylučující. Z našich pracovišť by ale mělo vyzařovat, že jsou otevřená všem, a proto by mělo být na první pohled patrné, že nabízejí různé možnosti a že se tyto možnosti skutečně mohou využívat. Můj hlavní tip: zapomeňte na zábavné mýty, kterými se to hemží na internetu, a uvažujte kriticky.

„Dobré řešení lze najít, všude na světě, v jakémkoli oboru, s jakýmkoli rozpočtem. Společnosti, které se o jeho nalezení nepokusí, se musí připravit na to, že individuální ani kolektivní výkonnost zaměstnanců nebude taková, jaká by mohla být, a že si některé lidi neudrží.“

Joanna Yarker, jež vyučuje psychologii práce a podnikovou psychologii na londýnské Kingston University, doplňuje, že ačkoli řada společností přechází na model tzv. hot deskingu, kdy několik zaměstnanců sdílí jedno pracovní místo, většina lidí – bez ohledu na demografickou skupinu a osobnostní typ – oceňuje možnost „personalizace“.

„Zjistili jsme, že si lidé své pracovní místo rádi zařizují podle svého a že takto personalizovaný prostor může částečně tlumit stres, jemuž jsou na pracovišti vystaveni,“ říká. „Pokud není možné, abyste si na stůl něco postavili, nastavte si třeba vlastní, osobní šetřič obrazovky na počítači. I ten vám bude průběžně připomínat, co je pro vás důležité.“

Uspořádání přijatelné pro všechny

Mnohdy stačí jednoduše víc přemýšlet. „Lidé s Aspergerovým syndromem vám například řeknou, že se jim velmi obtížně pracuje v rušném prostředí,“ pokračuje Joanna Yarker. „Proto potřebují místo, kde mají klid. Člověk, který trpí syndromem dráždivého tračníku, by zase neměl zapomenout na to, jak důležitá je poloha pracovního stolu ve vztahu k toaletám.“

Jak dodává, řešení, jež splní rozmanité nároky rozmanitého pracovního týmu, nevyžaduje nutně více prostoru, ale spíše flexibilnější přístup k prostoru, který je k dispozici. „Pokud jdou vedoucí dobrým příkladem, nesedí od osmi hodin ráno do sedmé večer za svým stolem, ale místo toho se po pracovišti pohybují a využívají různé jeho části, zaměstnanci si dodají odvahy a začnou prostor rovněž využívat způsobem, který je z jejich pohledu optimální.“

Zásadní roli hraje také angažovanost zaměstnanců, vysvětluje profesor psychologie a zdraví organizací z Manchester Business School sir Cary Cooper. „Nechte to na lidech, nediktujte jim, jak mají pracovat,“ říká. „To by nefungovalo. Když jim dáte důvěru, možná vám doporučí varianty, na které byste sami nikdy nepřišli. Pokud si vyslechnete všechny názory, budete moci najít uspořádání, které bude přijatelné pro všechny, a navrhnout řešení zohledňující zájmy různých skupin lidí v různých odděleních firmy.“

 


Etan Smallman je novinář působící ve Velké Británii.

Zdroje:

(1) https://www.forbes.com/sites/jacobmorgan/2015/12/03/how-the-physical-workspace-impacts-the-employee-experience/#726dc3fe779e

(2) https://www.gensler.com/research-insight/workplace-surveys/us/2016

(3) https://www.nature.com/articles/nclimate2741

(4) https://www.theguardian.com/money/shortcuts/2015/aug/04/new-cold-war-why-women-chilly-at-work-air-conditioning

(5) https://www.standard.co.uk/news/uk/women-feel-pressured-to-dress-up-in-open-plan-offices-a3828846.html

(6) http://sciencewithart.ijs.si/pdf/How%20stereotypical%20cues%20impact%20gender
%20participation%20in%20computer%20science.pdf

(7) https://www.thecrimson.com/article/2012/3/5/women-portraits-kennedy-school/

(8) https://www.prnewswire.com/news-releases/workplace-design-matters-when-it-comes-to-millennial-appeal-300545467.html

(9) https://www.independent.co.uk/news/business/news/uk-millennials-rejecting-employers-offices-workplace-design-architecture-a8270686.html

(10) https://www.knoll.com/document/1352940439350/WP_GenerationalDifferences.pdf

(11) https://www.emeraldinsight.com/doi/abs/10.1108/14630010810925136?fullSc=1&journalCode=jcre

(12) https://www.regus.co.uk/work-uk/how-the-over-65s-are-shaking-up-the-office/

(13) https://www.cbre.com/research-and-reports/apac-space-utilisation-the-next-frontier

(14) https://hbr.org/2014/10/balancing-we-and-me-the-best-collaborative-spaces-also-support-solitude

(15) http://uk.businessinsider.com/differences-between-french-american-work-culture-2017-7?r=US&IR=T