Muž stojící ve světle reflektoru

Redakce

Velké objemy dat v kancelářích

Kancelář, která umí shromažďovat data o aktivitách lidí, kteří v ní pracují, je na první pohled možná představa jako z románu 1984 George Orwella. Ve skutečnosti je ale tento koncept mnohem méně děsivý – a mnohem užitečnější –, než by se mohlo zdát, jak v rozhovoru s Hannah Hudson vysvětluje James Mitchell ze společnosti Regus.

 

„Jednou z obrovských výhod flexibilních pracovních prostor je to, že jsou flexibilní… Jenže jak určit, kolik prostoru vlastně potřebujete?“ ptá se šéf oddělení Business Solutions společnosti Regus James Mitchell. „A jak vyšetřit, jakým způsobem zaměstnanci kanceláře reálně využívají? A co potřebují? Nebylo by skvělé, kdybychom to mohli zjistit – a na základě svých zjištění pracoviště vylepšit?“

Mitchell ve společnosti Regus působí již téměř deset let, v současné době řídí vývoj řešení pro její IT skupinu. V rámci své práce mimo jiné zkoumá, jak by se data shromážděná v business centrech společnosti Regus dala využít ke zlepšení prostředí pro firmy a jejich zaměstnance.

„Shromažďování dat je klíčovou součástí procesu tvorby nových řešení. Pomáhá nám porozumět potřebám našich zákazníků,“ říká. „Vůbec nejde o to, kolik šálků kávy kdo vypije. Zajímají nás širší trendy a vzorce a možnost využití získaných informací k vytvoření optimálních podmínek pro firmy a jejich lidi.“

Regulace teploty

Jednoduchým příkladem shromažďování informací je sledování objemů přenášených dat. „Díky měření míry využití internetových připojení jsme schopni odhadnout, kdy je potřeba zajistit další kapacitu,“ vysvětluje Mitchell. „Jinými slovy, jsme schopni docílit toho, aby všichni měli k dispozici maximální výkon, právě když potřebují pracovat skutečně efektivně.“

Data se mohou osvědčit i v jiných případech. Například mohou pomoci k vytvoření příjemnějšího klimatu v kancelářích. „Velká část zpětné vazby, kterou nám návštěvníci center dávají, se týká problémů s teplotou v místnostech,“ přiznává Mitchell. „Proto pracujeme na programu, který analyzuje možnost použití čidel, jež by nám v kancelářích pomohla sledovat klima a předávala nám informace.“

Mitchell také vysvětlil, jak by v budoucnu mohl fungovat propojený systém: „Pokud bychom v každé místnosti měli čidla, která by odesílala informace do centrálního systému, mohli bychom na základě přijatých dat identifikovat problémy a řešit je dřív, než je někdo vůbec zaznamená.“

Portrét Jamese Mitchella

James Mitchell, šéf oddělení Business Solutions společnosti Regus

 

Klient na prvním místě

Technologie čidel by mohla posloužit i pro další účely. „Podobně jako v maloobchodním sektoru bychom mohli využít také detekci přítomnosti osob a termovizní snímače. Mohli bychom zpracovat mapy pohybu lidí a na základě těch optimalizovat dispoziční řešení kanceláří,“ říká Mitchell.

Nebyla by ale instalace tolika čidel příliš velkým zásahem do soukromí? „Nesmíme zapomínat, že shromažďovaná data jsou vždy anonymizovaná, nikdy to nejsou osobní údaje,“ usmívá se Mitchell. „Chceme jen lépe porozumět fungování kancelářského prostředí a shromažďujeme pouze data, která nám k tomu pomohou. Naším cílem je, aby se lidé v centrech cítili ještě příjemněji.“

„Je to podobné jako s auty,“ dodává. „Výrobce vašeho auta díky technologii GPS ví, jak řídíte, kam jezdíte, jakou rychlostí a podobně. Ale neví, že to jste vy osobně, a také ho to vůbec nezajímá. Chce zkrátka vědět, co může udělat pro to, aby jeho vozy fungovaly ještě lépe, abyste v nich byli ve větším bezpečí a pohodlí.“

Jak Mitchell energicky zdůrazňuje, ctít soukromí uživatelů je zásada číslo jedna, zvlášť od května 2018, kdy vstoupilo v účinnost nařízení GDPR. „Právě jsme realizovali komplexní program, abychom zajistili, že společnost Regus plní všechny požadavky nových předpisů EU. A promýšlíme, jak tyto požadavky co nejlépe vztáhnout na naše provozy po celém světě – nejen na ty v zemích, pro něž nové nařízení platí. Soukromí je důležité pro nás všechny a my se nechceme omezit jen na dodržování místních předpisů.“

Lepší kanceláře

Všechno zmíněné shromažďování dat podle Mitchella směřuje k vytvoření mimořádného kancelářského prostoru. „Chceme získat dobrou představu o tom, jak lidé využívají naše centra, abychom jim mohli nabídnout podmínky, které jim vyhovují, a naopak omezit elementy, které nepotřebují,“ říká. „Při plánování nových center bychom dispoziční řešení mohli uzpůsobit podle toho, co lidé skutečně chtějí. Možná by ocenili například snížení počtu stolů a rozšíření lounges.

„A vylepšit bychom mohli i stávající business centra. Kromě teploty bychom v nich mohli monitorovat také hladinu hluku a intenzitu světel – a na základě poznatků pak provést změny. Ať už bychom použili odhlučňovací prvky, pouštěli bílý šum nebo některé části kanceláří lépe nasvítili, rozhodně bychom mohli lépe reagovat na potřeby zákazníků.“

V budoucnu by se data dokonce dala použít i k vytváření pracovišť zcela personalizovaných pro konkrétní uživatele. „Jen si představte, že byste ráno přijeli do kanceláře, kde je všechno přesně tak, jak to máte rádi,“ zasní se na chvíli Mitchell. „V místnosti není ani horko, ani zima, světla svítí tak akorát a máte připravenou síť i nástroje pro spolupráci. A na stole na vás třeba dokonce čeká šálek vaší oblíbené kávy.“

„Takto vypadá využití potenciálu dat v praxi,“ uzavírá Mitchell. „Když se s daty pracuje správně a zodpovědně, mohou nám ohromně usnadnit život.“

 


Hannah Hudson je editorkou magazínu společnosti Regus.